22 februari 2024
Dit jaar werken we aan meer rust, voorspelbaarheid en balans in de roosters. De uitgangspunten leggen we vast in de Roosterbelofte. Om de Roosterbelofte aan alle medewerkers van Cello te kunnen waarmaken, is het noodzakelijk dat we voorbereidingen treffen om onze ‘menskracht’ zo efficiënt mogelijk te verdelen en in te zetten. We bieden bijvoorbeeld grotere contracten en langere diensten, we richten de samenwerking tussen wonen en dagbesteding slimmer in én we gaan roosteren met een planner. Hoe gaat dat laatste in de praktijk? Planner Michelle Verboven en MZD-er Lonneke Zwanenberg vertellen over roosteren met een planner.
Wie zijn Michelle en Lonneke?
Michelle werkt ruim 16 jaar bij Cello. Ze startte als stagiair, werkte op de woning, pakte voor haar team het roosterwerk op, stroomde door naar de Flexpool en is nu aan de slag als planner bij het Expertisecentrum Capaciteitsmanagement. Michelle vertelt: “Ik heb altijd veel plezier gehad in mijn werk bij Cello. Ik krijg mooie kansen en er wordt naar me geluisterd. Wat ik zo leuk vind aan mijn rol als planner is het contact met de teams. Het is steeds weer een mooie uitdaging om samen een passend rooster in elkaar te puzzelen.” Lonneke is sinds oktober 2022 aan de slag bij Cello. Ze is Manager Zorg en Dienstverlening in Vught. Ze zegt: “Ik vind het fijn om samen met de teams bij te kunnen dragen aan een zinvol leven voor onze bewoners. Ik had hiervoor niet veel ervaring in de zorg, maar wilde een baan waarin ik dichter bij de mens kon staan. Dat is gelukt bij Cello! Ik ervaar het contact met de mensen om me heen als laagdrempelig en familiair.”
Wat doet een planner?
Michelle geeft ons een inkijkje in haar werkzaamheden als planner. “Ik ben bezig met roosters maken en onderhouden, ik ben beheerder in de Flexpool en ik help graag om openstaande diensten op te lossen. Als planner ben ik verbonden aan vaste locaties. Daar heb ik een vaste contactpersoon. Afhankelijk van het team sluit ik soms aan bij teambesprekingen en probeer ik vooral laagdrempelig in contact te blijven. Ik vind een kort lijntje belangrijk, uit eigen ervaring weet ik immers hoe belangrijk je rooster is. Je komt aan iemands privéleven. Het is mijn doel om samen een passende match te maken tussen werk en alles eromheen. Ik wil de teams waarmee ik samenwerk, uitnodigen om met een open blik naar de mogelijkheden van het rooster te kijken. Het motto ‘zo hebben we het altijd gedaan’ past niet echt bij mij.” sluit ze lachend af.
Voorbereiden op roosteren met een planner
Bij Cello willen we graag dat alle zorgteams in de eerste helft van dit jaar (2024 red.) gaan roosteren met een planner. Maar dat gaat niet van de ene op de andere dag. Hoe kunnen leidinggevenden hun teams helpen om zich voor te bereiden op een nieuwe manier van roosteren? Lonneke deelt hoe zij dat heeft gedaan. “Net voor de zomer zijn we gestart met de voorbereiding. We zijn voorlopers in dit proces, dus je kunt je voorstellen dat er nog niet zo’n geijkte route ligt als nu. De twee roosteraars werkten al locatieoverstijgend voor beide teams, maar die gingen kort na elkaar beiden elders werken binnen Cello. Een uitdaging, maar in mijn ogen ook een kans om iets nieuws te proberen.”
Zachte landing
Michelle vertelt: “Als een team gaat starten met roosteren met een planner, komt er allereerst een gesprek tussen de MZD-er, planner en capaciteitsplanner. Als die samen op één lijn zitten, sluit de planner aan bij een teambespreking om elkaar te leren kennen. Er is ruimte voor de eerste vragen, zorgen en verwachtingen. Je stelt met elkaar spelregels vast. Zo’n proces is altijd maatwerk, je kijkt samen hoe je stap voor stap naar een startdatum toewerkt. Ik regel een overdracht met de huidige AFR (aandachtsfunctionaris roosteren) en we proberen een ‘zachte landing’ te maken in de nieuwe manier van werken.” Lonneke vult aan: “Michelle heeft ook bij een aantal locaties kennisgemaakt in de teams en we bespraken dat er geen vervangende roosteraars meer zouden komen. Ik heb vanuit mijn rol geprobeerd steeds terug te pakken naar waarom we dit doen. Een ander belangrijk aandachtspunt dat Michelle al aanstipte, is het maken van heldere afspraken. Met deze nieuwe manier van roosteren zijn we immers allemaal sámen verantwoordelijk voor het rooster.”
Samenwerking
En dat samen, dat hebben Lonneke en Michelle aardig onder de knie. Michelle is het vaste aanspreekpunt voor Lonneke en haar teams. Zij spreken elkaar periodiek, afhankelijk van wat een team nodig heeft. Daarbij zijn ze eerlijk naar elkaar over de uitdagingen die ze tegenkomen en maken ze goede afspraken over wie daarin welke rol heeft. Voor grote thema’s, zoals de bezetting in de zomerperiode, gaan ze samen zitten. Lonneke: “Bij de start van het roosteren met een planner hadden we wekelijks overleg, dat was wel nodig in die rumoerige periode. We richtten daarnaast een Google space in, wat helpt om snel en makkelijk digitaal te communiceren. Ik kan precies zien wanneer Michelle bereikbaar is.” Michelle voegt toe: “Waar mogelijk schakel ik rechtstreeks met mijn contactpersoon in het team. Die kent het team goed en kan mij doorgeven welke persoonlijke voorkeuren er zijn. Die input is voor mij heel belangrijk. Maar de manager is eindverantwoordelijk voor de bezetting, dus daar is een kort lijntje onmisbaar.”
Reflecteren op verandering
Lonneke: “De periode waarin we startten met roosteren met een planner was voor deze teams een lastige tijd, met veel openstaande diensten door verzuim en vertrekkende medewerkers. Ik merk dat er nu ‘pas’ meer ruimte komt om goed te beseffen wat roosteren met een planner inhoudt. Met die ervaring ontstaat langzaamaan meer vertrouwen, maar het roept ook nieuwe vragen op. Ik denk dat je misschien wel een hele jaarcyclus mee moet maken, om het nieuwe helemaal eigen te maken. Het gaat zeker niet altijd vanzelf, verandering mag ook lastig zijn. Als ergens wrijving ontstaat, zie ik dat als een teken van betrokkenheid. Ik weet dat de teams het graag goed willen regelen voor zichzelf, hun directe collega’s en de cliënten. We stoeien nog met verantwoordelijkheid nemen over het rooster. Wat wil iedereen en hoe brengen we die belangen bij elkaar. We hebben het sámen op te lossen, de planner neemt niet alles over.” Ze kijkt positief naar de weg die ze tot nu toe hebben afgelegd. “Als het goed is, voelen de teams zich uiteindelijk ontzorgd en komt er meer tijd vrij voor de bewoners. Ik merk dat vooruitkijken steeds beter lukt. Wat ik ook mooi vind om te zien is hoe Michelle omgaat met de feedback op bijvoorbeeld ZZP-ers die we soms inzetten. Het team mag daarover meedenken, en daar wordt meteen rekening mee gehouden. Zo zijn er zeker succesmomenten waarmee we vertrouwen en routine opbouwen.”
Wijze woorden voor teams en leidinggevenden
Voor andere managers heeft Lonneke het volgende advies: “Ga er open en onbevangen in. Leg eventuele zorgen tijdens de eerste kennismaking op tafel, en kom er later nog eens op terug. Bedenk voor jezelf hoe je communiceert over de verandering die nodig is en de verwachtingen die daarbij horen. We kunnen niet doorgaan met hoe we het altijd deden, dat staat vast. Maar we kunnen wél bepalen hoe we met elkaar in gesprek gaan en afspraken maken. “Op sommige momenten vraagt dat misschien een wat zakelijke aanpak, maar warm en oprecht contact blijft het allerbelangrijkste.” Michelle heeft ook nog wat tips voor collega’s in de teams die gaan roosteren met een planner. “Ik snap dat je misschien denkt ‘eerst zien, dan geloven’, of ‘waarom zouden we iets wat goed is, veranderen’. Heb vertrouwen, het is een proces. Je wordt niet zomaar ingedeeld op een andere locatie. De planner maakt niet op eigen houtje beslissingen. We vinden het heel belangrijk om aandacht te hebben voor ieders persoonlijke wensen. Als de planner kansen of voordelen ziet, zullen die altijd eerst besproken worden. Merk je dat het niet duidelijk is wat het voor jou betekent, trek dan aan de bel. Stel je vragen, deel je gedachten! Uiteindelijk willen we allemaal hetzelfde: een prettig en voorspelbaar rooster, in het belang van het team én de cliënt.”
Wil je de andere verhalen over capaciteitsmanagement lezen? Klik hier!
